Wie Künstliche Intelligenz den Event-Alltag vereinfacht

Mit Stewards wurde das umfassende Event-Management-System Finn entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse der Schweizer Veranstaltungsbranche zugeschnitten ist. Die Plattform verbindet Agenturen, Promoter und Auftraggeber in einem zentralen System von der Planung über die Einsatzverwaltung bis hin zur Abrechnung. 

Auf der Suche nach mehr Effizienz in der täglichen Projektarbeit wurde schnell klar: Die zeitintensive Erstellung und Übersetzung von Projektbeschreibungen und Briefings war der ideale Ansatzpunkt für den Einsatz künstlicher Intelligenz.

Genau hier setzt die neue KI-Integration an. Nicht als futuristisches Experiment, sondern als gezielte Antwort auf reale Herausforderungen der täglichen Arbeit.

Projektleiterinnen und Projektleiter müssen täglich zahlreiche Einsätze anlegen und beschreiben – oft gleichzeitig auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Bisher bedeutete das: mehrere Übersetzungsrunden, viel Copy-Paste-Arbeit und manuelle Kontrolle.

Dank der neuen KI-Funktion genügt heute ein Klick, um eine Beschreibung automatisch in alle unterstützten Sprachen zu übertragen und zu erstellen. Ein Vorgang, der früher viel Zeit in Anspruch nahm, ist nun in wenigen Sekunden abgeschlossen ohne Einbußen bei Stil oder Formatierung.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verschafft Teams mehr Raum für das, was wirklich zählt: die Planung erfolgreicher Events.

Gerade in der Eventbranche zählt jedes Detail und damit auch die sprachliche Präzision. Die KI wurde so konzipiert, dass sie den Tonfall und die Fachsprache der Branche versteht, Textformatierungen beibehält und Begriffe konsistent übersetzt. Dabei geht sie sensibel auf die unterschiedlichen Formulierungsstile der Projektleiterinnen und Projektleiter ein und bewahrt deren individuelle Ausdrucksweise, ohne an Professionalität einzubüßen.

Das Ergebnis: Einheitliche, aber dennoch authentische Kommunikation in allen Sprachregionen – frei von den typischen Ungenauigkeiten automatischer Übersetzer. Für Auftraggeber und Promoter entsteht so ein professionelles, vertrauenswürdiges Gesamtbild.

Bei aller Automatisierung bleibt eines wichtig: Kontrolle. Deshalb wurde die KI-Nutzung für Stewards mit einem transparenten Quoten- und Budgetsystem ausgestattet. Jede Anfrage wird protokolliert, jeder Nutzer hat ein klar definiertes Nutzungslimit, und das Unternehmen behält jederzeit den Überblick über alle KI-Aktivitäten und -Kosten.

So bleibt die Technologie berechenbar, sicher und nachvollziehbar – ein zentraler Aspekt für professionelle Anwendungen.

Die Integration wurde so umgesetzt, dass sie leicht erweiterbar ist. Neue Anwendungsfälle, etwa automatisierte Projektempfehlungen, Briefing-Generierung oder Textoptimierung, können ohne großen Aufwand ergänzt werden. Die KI ist also kein abgeschlossenes Feature, sondern ein wachsender Bestandteil der Plattform, der mit den Anforderungen der Nutzer mitwächst.

Damit sensible Projekt- und Briefingdaten geschützt bleiben, setzt Stewards bei der KI-Integration bewusst auf Azure AI Foundry. Die Plattform bietet eine Zero-Trust-Architektur, in der Modelle isoliert ausgeführt und sämtliche Daten streng kontrolliert verarbeitet werden.

Bevor ein Modell überhaupt genutzt wird, durchläuft es umfassende Sicherheitsprüfungen – von Schwachstellen- und Malware-Analysen bis hin zur Backdoor-Erkennung. So wird sichergestellt, dass nur geprüfte, vertrauenswürdige Modelle zum Einsatz kommen.

Ihre Eingaben bleiben dabei vollständig in Ihrer Azure-Umgebung: Die Daten fließen nicht in fremde Trainingssysteme und Microsoft oder Drittanbieter erhalten keinen Zugriff auf Inhalte. Ergänzt durch integriertes Monitoring und zertifizierte Sicherheitsstandards entsteht eine Umgebung, die Effizienz ermöglicht, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.

Die KI-Integration in Finn stärkt die mehrsprachige Schweizer Eventbranche nachhaltig: Sie ermöglicht sprachbarrierefreie Projektkommunikation, erhöht die Reichweite zu Promotern und sorgt für effizientere Abläufe. Gleichzeitig bietet sie klare Qualitäts-, Transparenz- und Fairnessvorteile im täglichen Projektalltag. Damit wird die Event-Management-Plattform Finn von Stewards zu einem modernen, zukunftssicheren Werkzeug, das technologische Innovation mit den Bedürfnissen eines mehrsprachigen Marktes ideal verbindet.